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Una domanda che ci fanno spesso
«Chi risponde al telefono mentre sono con un paziente?»
Nella maggior parte degli studi: la segreteria, la collaboratrice quando c'è, oppure nessuno. Il problema non è la scelta, è che quasi nessuno sa quante chiamate finiscono nella terza categoria.
C'è una quarta strada: dopo qualche squillo senza risposta, la chiamata passa a un assistente AI che si presenta come tale, capisce cosa serve e fissa l'appuntamento nella vostra agenda.
Perché succede
Avete il paziente in poltrona e il telefono squilla. Avete due scelte, e tutte e due costano. Rispondere: la visita si interrompe, il paziente aspetta, la concentrazione si spezza. Non rispondere: chi chiama ascolta la segreteria, riattacca e prova il prossimo studio. Chi cerca una prima visita nel weekend, il lunedì ha spesso già prenotato altrove.
Cosa fa un assistente AI in uno studio
- Risponde dopo gli squilli che decidete voi, o fuori orario, sul numero dello studio.
- Si presenta come assistente virtuale, nella lingua di chi chiama.
- Raccoglie il motivo della visita, propone gli orari liberi e fissa l'appuntamento.
- Lascia un riepilogo scritto in agenda, che la mattina dopo trovate già lì.
- Non dà pareri clinici e non fa domande diagnostiche: quello resta a voi.
Le domande da fare a chi ve lo propone
A chi appartengono i dati delle conversazioni. Se esiste un accordo scritto sul trattamento, da firmare prima di partire. Se le conversazioni vengono usate per addestrare modelli. Se chi vi propone l'assistente non sa rispondere, fermatevi lì.
Il nostro assistente per gli studi si chiama Qualea: prima di firmare qualunque cosa, potete chiamarlo e sentire come risponde.
Un conto da fare in studio
Per una settimana contate le chiamate senza risposta: quelle durante le visite, in pausa pranzo, dopo la chiusura. Poi aggiungete due numeri che conoscete solo voi: quante di quelle persone non richiamano, e quanto vale un nuovo paziente. Il risultato è il costo annuo di un telefono che squilla a vuoto.
Un'altra domanda che arriva subito dopo
I pazienti si arrabbiano quando capiscono che risponde un assistente?
La domanda giusta è un'altra: preferiscono parlare con un assistente che alle 19 fissa l'appuntamento, o con una segreteria che chiede di richiamare domani? Nella nostra esperienza chi chiama vuole una risposta, non una voce umana a tutti i costi.
Venti minuti per capire se ha senso.
Ci raccontate come arrivano oggi i vostri clienti e dove si perdono. Se c'è qualcosa da fare, ve lo diciamo per iscritto.
Numero verde, dalla Svizzera. Oppure info@promoleader.ch. Lia, l'assistente in chat, risponde subito, anche di sera.
La chat si apre in basso a destra. Se non compare, chiamate il numero verde.